Mientras la tormenta perfecta de una pandemia y una economía tambaleante azotaban el sector del alquiler de coches, los empleados ganaban dinero de forma creativa con los recursos de sus empleadores. Por desgracia, la situación de esta historia de 2020 en Sarasota, Florida, se repite con más frecuencia de la que debería:

"La policía ha detenido a un empleado de Hertz en el aeropuerto internacional de Sarasota Bradenton que, según dicen, se dedicaba a alquilar coches para su propio beneficio. El Departamento de Policía de la Autoridad Aeroportuaria de Sarasota Manatee y el Departamento de Policía de Sarasota iniciaron una investigación en octubre tras descubrir que se estaban robando coches de alquiler del el aeropuerto... En octubre y noviembre, la policía descubrió que 10 coches de alquiler habían sido sustraídos del local de Hertz Car Rental del aeropuerto y que un empleado de Hertz estaba "alquilando los vehículos fuera de los registros para su beneficio financiero personal", dice un comunicado de prensa." -Bradenton, Florida.

Por suerte, con el sistema de gestión de llaves de Keycafe, esto no tiene que sucederte a ti.

Desafíos de la gestión de llaves de una flota de vehículos para alquiler

Sin Keycafe, puede ser difícil estar seguro de que un vehículo de tu flota de alquiler está con un cliente, fuera de servicio o en uno de los aparcamientos. Pero con Keycafe, el seguimiento de cuando los vehículos están en uso y cuando se devuelven se simplifica y puede ahorrarte dinero.

El seguimiento de las llaves se convierte en algo sencillo, actualizado y accesible para el número de personas que desees. Tendrás información en tiempo real de cuándo salió el vehículo y cuándo se devolvió la llave. El nombre del asistente que atendió al cliente de alquiler también aparecerá en el informe del historial con la hora de retirada de la llave.

Si tienes varios aparcamientos, los gabinetes para llaves seguros de Keycafe se pueden configurar en red con el fin de que brinden un control integral, sin importar la ubicación. Estarás al tanto de la ubicación de toda tu flota de vehículos de alquiler en tiempo real, las 24 horas, todos los días.

Pero no hace falta que se roben las llaves para que desaparezcan. Las llaves perdidas o faltantes representan una importante amenaza financiera para cualquier gestor de flotas. El cambio de llaves es caro, especialmente con los modernos llaveros electrónicos. No es raro que el coste de cambiar las llaves de un solo vehículo supere los miles de dólares. Y, si se pierde una llave, la empresa corre el riesgo de que le roben el vehículo. Además, la sustitución de las llaves puede tardar días, y eso desde que te das cuenta de que alguien la ha perdido. Pueden haber pasado semanas.

Con Keycafé, las llaves están seguras y guardadas en un compartimiento computarizado, realizado en acero laminado en frío y aleación de aluminio A383, en un lugar centralizado y protegido.

¿Cuál es el problema de guardar las llaves en un cajón o en un tablero para llaves?

Las experiencias como el robo por parte del empleado de Hertz en Sarasota demuestran que es esencial que las flotas de alquiler protejan y hagan un seguimiento de la actividad de las llaves de los coches desde algo mejor que un tablero o un cajón. Se roban más de 30.000 llaves cada año, según las estadísticas de 2020 del National Insurance Crime Bureau. Así, independientemente de quién maneje los vehículos, Keycafe puede ayudarte a reducir los accesos no autorizados, a rastrear la procedencia del exceso de kilometraje durante el mantenimiento del vehículo y a reducir el extravío de llaves.

Una de las opciones más seguras para satisfacer todas estas necesidades es un sistema de gestión de llaves Keycafe. El diseño fácil de usar de Keycafe protege y controla de forma segura el acceso a las llaves en el aparcamiento, fuera de las instalaciones, en el mantenimiento o en el taller de inspección.

Cómo Keycafe protege las llaves de los vehículos

El sistema de contenedor de llaves conectado con IoT de Keycafe protege cada llave, que está unida a un chip de seguimiento NFC anónimo. El acceso a las llaves de las flotas de alquiler y su devolución solo lo realizan personas preautorizadas mediante un código PIN u otros métodos de identificación a través de una aplicación móvil.

Keycafe te da:

• Historial de acceso - Tendrás un historial completo de acceso de toda la actividad de las llaves, incluyendo quién las retiró último.
• Control del acceso - Puedes agregar o revocar el acceso a las llaves de forma sencilla y en tiempo real con una aplicación.
• Acceso práctico - El personal, los clientes y los contratistas pueden gestionar por sí mismos el retiro y devolución de las llaves 24/7.

Keycafe gestiona el acceso a las llaves y las vincula con la última persona que las utilizó o tuvo acceso a ellas. De esta manera, una empresa de alquiler puede identificar rápidamente cuando una llave de automóvil falta o se extravía, reduciendo el riesgo de robo y uso indebido del vehículo.

Los contenedores de llaves SmartBox Serie MS3, conectados a la nube y con IoT son lo suficientemente espaciosos como para albergar múltiples tarjetas de llaves, llaveros grandes y juegos de llaves. El modelo más pequeño tiene siete compartimentos y se expande hasta albergar cientos de llaves.

• Expandible con paquetes desde 30 hasta cientos de contenedores.
• Siempre conectado: WiFi o Ethernet, con conversión celular opcional
• Baterías de respaldo en caso de corte de energía
• Códigos para operar sin conexión que permiten retirar las llaves incluso si el SmartBox no está conectado temporalmente
• Keycafe ofrece opciones de etiqueta blanca para mostrar tu marca
• Asistencia en varios idiomas 24/7 y amplia documentación de ayuda

Keycafe puede proporcionar la gestión de llaves de coches para flotas de alquiler en todo el mundo. Este avanzado sistema de control de llaves de vehículos no solo ahorrará tiempo a tu personal, sino que también reducirá tus costes operativos.

Miremos de cerca lo que puede hacer por ti el sistema de control de llaves de Keycafe para una flota de vehículos de alquiler

¿Cuáles son los principales beneficios de Keycafe?

Keycafe te da confianza

Keycafe da confianza a los gestores de flotas de alquiler con un sistema de control de llaves totalmente auditable. Además, la capacidad de Keycafe para supervisar quién ha registrado la entrada y la salida del vehículo puede ayudar a los gestores a localizar los puntos débiles del proceso que permiten pasar por alto los excesos de kilometraje o los daños.

Keycafe te da un historial completo de la llave

Con el historial accesible de Keycafe, los administradores pueden ver cuándo se retiró y devolvió la llave y quién lo hizo. Además, los administradores pueden personalizar las alertas para la devolución de llaves a tiempo, para que no se retrase. Y si se retrasa, el sistema de Keycafe avisará a todos los implicados. La capacidad de Keycafe para hacer un seguimiento del historial y prevenir los problemas antes de que lleguen es una poderosa herramienta para promover la eficiencia y aumentar los beneficios.

Keycafe está conectado a la nube

Con el control de llaves de flotas de alquiler de Keycafe, los gestores de flotas pueden rastrear quién tiene la llave, supervisar la actividad y reducir el acceso no autorizado. Esto no sólo reduce los costes, sino que también acorta los tiempos de espera para localizar las llaves para las reservas de los clientes. Además, un administrador puede controlar y dar acceso desde cualquier lugar a través de la aplicación para teléfonos de Keycafe.

Keycafe es modular

Como el número de vehículos del inventario varía, el número de llaves utilizadas también puede variar. El diseño modular de Keycafe puede acomodar diferentes necesidades y crecer a medida que el inventario de tu flota crece.

Hay dos categorías principales de SmartBoxes: estaciones base y unidades de expansión.

• La estación base de Keycafe incluye un escáner NFC, una pantalla táctil, un contenedor para el llavero, contenedores para llaves, y un botón de una sola pulsación. Cada ubicación tiene una sola estación base que se comunica con el servidor.
• A medida que tu inventario crece, puedes añadir unidades de expansión para obtener capacidad adicional. Cada unidad de expansión incluye todos los componentes enumerados, pero carece del escáner y el contenedor de llaveros. La unidad de expansión se conecta con la estación base y se comunica con ella directamente.
• Para ver una lista completa de las características, visita Keycafe Enterprise.

Autorizaciones personalizadas

Con Keycafe, puedes configurar la autorización de acceso a las llaves por persona o departamento. Por ejemplo, los departamentos de servicio externo pueden necesitar acceso a coches que el servicio de atención al cliente no necesitará.

Además, es posible que necesites compartir un grupo de llaves con algunos socios específicos y otro grupo de llaves con otros. La función de grupos de Keycafe te permite crear un subconjunto de llaves en tu cuenta y compartirlo como si fuera una sola llave.

Por defecto, todas las llaves que creas están en el grupo principal llamado Todas las llaves. Este grupo te permite compartir todas tus llaves con los usuarios que elijas fácilmente y sobre la marcha.

Automatización API

Aprovecha nuestra amplia API para integrar Keycafe directamente en tus sistemas para aplicaciones DMS.

Responsabilidad

Hay veces que alguien puede extraviar las llaves del vehículo; en el peor de los casos, alguien daña el vehículo durante su uso. Pero, por desgracia, sin Keycafe, nadie sabe quién tenía el coche en ese momento.

En lugar de culpar a un cliente y causar más problemas, con Keycafe, el administrador puede ver el historial de retiros y entregas de la llave. Los eventos listados aparecen en orden cronológico con fechas, horas y el tipo de evento que ocurrió.

Keycafe puede salvar tu negocio

J.D. Power afirma que la falta de disponibilidad de vehículos y el aumento del coste del alquiler de coches contribuyen a que disminuya la satisfacción de los clientes. Cuando las tarifas suben, es comprensible que los consumidores tengan mayores expectativas. Y, si no están satisfechos, se meten en las redes sociales para hacérselo saber a todo el mundo. Lo último que se quiere añadir a la frustración del cliente es la pérdida de la llave y la imposibilidad de recoger el coche de alquiler.

"Las empresas de alquiler de coches se han enfrentado a importantes retos, tanto en lo que respecta a la oferta de vehículos como a la dotación de personal, y la combinación de costes crecientes y largas colas en el aeropuerto está teniendo un efecto negativo en la satisfacción de los clientes", afirma Michael Taylor, director de inteligencia de viajes de J.D. Power. Si tu proceso falla, el posible cliente puede marcharse y no volver jamás. Y todo porque no has podido encontrar una llave. Y después, probablemente encontrarás una crítica negativa del cliente en Facebook o Yelp.

Ahora, podrías pensar, "¿Y qué? Es solo una mala reseña". Sin embargo, una reseña negativa puede hacer que pierdas ventas de las otras personas que la leen. La verdad es que necesitarás más de 40 reseñas positivas para reparar el daño de una negativa.

Sin embargo, incluso si tu empresa de alquileres tiene dificultades con el inventario, hacer lo mejor por el cliente trae enormes beneficios. La reciente experiencia de un cliente con Enterprise muestra un buen pronóstico. Ronald escribió lo siguiente en una reseña de Consumer Affairs: "El coche estaba inmaculado y fue divertido conducirlo. El gerente fue muy amable, servicial y atento".

Según un estudio de J.D. Power, el tiempo de espera juega un papel considerable en la experiencia general del cliente. Si quieres tener una buena valoración de parte de ellos, no puedes permitir que se queden parados mientras busca las llaves que necesitan. Keycafe puede hacer un seguimiento eficaz de la actividad de las llaves del coche.

Evitar las malas experiencias de los clientes es esencial para tu negocio. Keycafe puede ayudarte a proporcionar una experiencia excelente a los clientes durante o después de las horas de trabajo.

Keycafe puede ayudarte con los problemas cotidianos

Puede que los robos de coches o las reseñas de los clientes sean poco frecuentes, pero en el día a día de cualquier empresa de alquiler de coches surgen problemas. He aquí algunas operaciones comunes que conducen a gastos innecesarios.

• Llaves que se pierden
• Vigilar incontables vehículos
• Daños sin explicación
• Kilometraje sin identificar

La capacidad del software de gestión de flotas de alquiler de Keycafe para rastrear las llaves te permite saber siempre dónde están ahora y dónde han estado, por lo que no hay más misterios. Además, con nuestros casilleros de llaves conectados al IoT, el seguimiento se produce en tiempo real a medida que se accede a las llaves. Con nuestros sistemas de control de llaves de vehículos, obtendrás un retorno de la inversión instantáneo.

Evitar la pérdida de incluso un solo juego de llaves por mes con Keycafe puede ahorrarle cientos de dólares al año a una sucursal de alquiler de coches.

Cuando se tiene en cuenta el costo de los vehículos dañados, los gastos aumentan aún más. Afortunadamente, el sistema de control de llaves de coches de Keycafe te permite minimizar o eliminar estas preocupaciones. Nuestro completo registro de auditoría te muestra quién sacó las llaves para una mejor rendición de cuentas.

Cuando se integra con la tecnología de Keycafe, nuestro sistema de gestión de llaves puede incluso ayudar a reducir el papeleo y ofrecer una solución móvil que permite a los empleados del concesionario procesar las solicitudes de llaves físicas desde sus propios dispositivos móviles.

¿Por qué elegir Keycafe?

Sabemos que tienes muchas opciones para elegir una solución de gestión de llaves para concesionarios, pero nuestros productos ofrecen características únicas.

Auditoría de las operaciones con llaves

Rastrea rápidamente el historial de todas las llaves que entran y salen del sistema.

Acceso a las llaves 24/7

Tus empleados pueden acceder a las llaves 24/7 sin ayuda de la administración. Tus clientes pueden retirar o devolver los vehículos después del horario de atención.

Aplicación móvil fluida

Maneja el acceso a las llaves desde cualquier lugar, en cualquier momento del día.

Atención al cliente 24/7

Si te encuentras con un problema, nuestros sistemas están respaldados por un servicio de atención al cliente global 24 horas al día, 7 días a la semana, a través de una rápida llamada telefónica o una plataforma de chat.

Diseño modular

Puedes expandir nuestro sistema de control de llaves para operaciones de flotas de manera que contenga cientos de llaves simultáneamente.

Siempre conectado

La serie MS3 de SmartBoxes cuenta con WiFi y ethernet de fábrica. Para ubicaciones remotas, hay disponible un kit de conversión a telefonía móvil.

Respaldo de la batería

Si se va la electricidad, aún puedes acceder a las llaves.

Automatización API integral

Utiliza nuestra aplicación o la tuya para automatizar todos los accesos a las llaves.

Compartimientos individuales

Keycafe guarda cada juego de llaves en compartimientos individuales para evitar el uso no autorizado.

Cómo funciona nuestro sistema de gestión de vehículos de alquiler

Es simple empezar a usar nuestro sistema de control de llaves de coches.

1. En primer lugar, instalarás el sistema de contenedores para llaves SmartBox de Keycafe con conexión IoT. Con solo 10 centímetros de profundidad y montado en la pared, nuestro equipo es compacto y fácil de ajustar a tu espacio.
2. A cada llave se le asigna un chip de seguimiento NFC anónimo. Se almacena en un compartimento individual del contenedor de acero para llaves con tecnología IoT.
3. Para las reservas de alquiler, asigna al cliente un código de acceso por única vez. El cliente recibe un código de ocho dígitos que le permite acceder a las llaves.
4. Para el acceso del personal, puedes asignar permisos para los vehículos asociados. Después, proporcionamos un historial de auditoría completo para ver quién ha accedido a las llaves y cuándo.

Tarifas transparentes

A diferencia de otros servicios, Keycafe no requiere una cita ni información personal para que conozcas los costes iniciales y mensuales. Todo está aquí, ¡configura tu sistema hoy mismo!

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