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5 motivi per cui i gestori di immobili hanno bisogno di un sistema di gestione delle chiavi

Se siete gestori di immobili con il compito di gestire le proprietà dei vostri clienti, la cura delle loro chiavi in modo organizzato è probabilmente una priorità assoluta. Un moderno sistema di gestione delle chiavi non semplifica solo l'amministrazione, ma aumenta anche l'efficienza complessiva della vostra attività.

Qui parleremo del motivo per cui ogni società di gestione immobiliare multifamiliare deve investire in un sistema di chiavi efficace. Continuate a leggere per scoprire le basi della moderna gestione delle chiavi e perché è importante che facciate il passaggio il prima possibile.

Tenere sotto controllo l'inventario chiavi

Tradizionalmente, i gestori di immobili utilizzavano cassette, armadietti o casseforti per gestire fisicamente le chiavi. Il personale e gli inquilini potevano inserire le chiavi in questi scomparti. Tuttavia, questa soluzione non è sicura, poiché persone non autorizzate possono facilmente forzare le serrature e rubare dalle cassette di sicurezza.

I sistemi di gestione delle chiavi collegati al cloud sono un'alternativa moderna. Consentono di tenere traccia delle chiavi degli immobili dei clienti da un cruscotto online. Ciascuna chiave è contrassegnata da un codice univoco che viene scansionato al momento del ritiro e della riconsegna.

Da qualsiasi dispositivo, è possibile avere una visione chiara dello stato di ogni chiave. È possibile vedere chi ha prelevato per ultimo una chiave e qual è la sequenza di custodia di ogni chiave. È inoltre possibile organizzare le chiavi in gruppi e gestire più sedi, in modo da tenere sotto controllo le chiavi di tutti i clienti.

Maggiore controllo

La tracciabilità delle chiavi garantisce a voi e ai vostri clienti la massima tranquillità. Assicura inoltre che non si perdano le chiavi e che non finiscano nelle mani sbagliate. È un ottimo primo passo verso una gestione efficiente delle chiavi, grazie alla conoscenza che ne deriva.

Tuttavia, questa conoscenza sarebbe inutile senza il controllo che un sistema di gestione delle chiavi di proprietà offre. Potete controllare chi ha il permesso di accedere alle chiavi dal vostro dashboard desktop o mobile. Ciò significa che potete assegnare le chiavi a specifici inquilini, ospiti a breve termine o personale di manutenzione per garantire loro l'accesso esclusivo alle stanze e alle aree riservate.

Capacità di accesso una tantum

È inoltre possibile concedere un accesso limitato nel tempo a determinate persone. Alcuni appaltatori, come gli addetti alle pulizie e alla manutenzione, hanno bisogno di accedere all'edificio solo in determinate ore. È possibile impostare le autorizzazioni in modo che le chiavi siano accessibili solo nella fascia oraria prestabilita. Non c'è bisogno di preoccuparsi se le chiavi vengono utilizzate al di fuori dell'orario di lavoro.

Un servizio completamente connesso al cloud vi permette di controllare l'inventario delle chiavi in tempo reale. Non dovrai preoccuparti di essere colto alla sprovvista da un'improvvisa e urgente richiesta di accesso e di dover tornare di corsa sul posto. Il controllo completo è a portata di un semplice clic.

Ciò significa anche che è facile fornire a determinate persone l'accesso a uno spazio per una sola volta. Ad esempio, se qualcuno viene a riparare un problema in una proprietà o a sostituire degli elettrodomestici, potrebbe richiedere una chiave per accedere facilmente all'area. È possibile creare l'accesso con un preavviso minimo e l'appaltatore può ritirare la chiave da solo, senza bisogno di personale in loco.

Una volta terminato il lavoro, possono riconsegnare la chiave da soli, senza che il personale debba supervisionare la consegna. È un modo semplice ed efficace per sapere chi ha accesso alla vostra proprietà in ogni momento.

Mostre di proprietà più semplici

Un buon sistema di gestione delle chiavi consente anche di effettuare visite guidate e senza contatto. Questo sistema è diventato estremamente popolare nel mondo post-COVID. Considerando che le visite senza contatto limitano la diffusione di germi e consentono ai potenziali inquilini di visitare l'immobile secondo i propri orari, questa può essere un'ottima funzione da offrire.

Con Keycafe, gli inquilini pre-selezionati possono ritirare autonomamente le chiavi. Il gestore dell'immobile può approvare le chiavi per l'uso da parte degli inquilini e/o dei loro agenti immobiliari che visitano l'appartamento. Gli inquilini possono quindi visitare l'immobile secondo i loro ritmi prima di restituire le chiavi da soli.

I potenziali inquilini possono vedere l'immobile di persona piuttosto che online. Questo aumenta il tuo tasso di soddisfazione e la probabilità di trovare buoni inquilini. Le persone saranno più sicure della loro decisione di firmare un contratto di locazione.

Poiché si riceve un avviso quando la chiave viene restituita (o quando non viene riconsegnata in tempo), è possibile assicurarsi che le visite alla proprietà avvengano secondo i tempi previsti da qualsiasi parte del mondo.

Maggiore responsabilità

L'organizzazione delle chiavi per i gestori di immobili è importante per molte ragioni, ma può anche essere un problema legale. Quando si lavora con un sistema di gestione delle chiavi, si elimina la necessità di scatole di serrature individuali. In molti casi, queste custodie non sono solo antiestetiche, ma anche illegali in molti comuni.

I sistemi di gestione delle chiavi aumentano la responsabilità legale della società di gestione immobiliare. Le chiavi vengono conservate, gestite e distribuite entro i limiti di legge.

Inoltre, il personale e gli ospiti sono responsabili delle chiavi che sono autorizzati a utilizzare.

Il personale e i visitatori non possono andarsene con le chiavi senza conseguenze. Se lo fanno, puoi vedere che è stato l'ultimo utente ad accedere a una chiave. Ogni ritiro e riconsegna delle chiavi viene necessariamente registrato con l'ora e il luogo in cui è avvenuto, insieme all'identità dell'utente che ha preso la chiave.

Le informazioni dell'utente sono anche chiaramente accessibili dalla dashboard di Keycafe. Ciò significa che coloro che ritirano le chiavi saranno sempre ritenuti responsabili della loro consegna. Non devi preoccuparti di furti o persone che li prendono accidentalmente.

Investi oggi stesso in un sistema di gestione delle chiavi

Un sistema di gestione delle chiavi è essenziale per tutti i gestori di proprietà. Ora che conosci le basi di questi sistemi, è il momento di iniziare cercando le migliori soluzioni per la tua attività di gestione immobiliare.

Keycafe si impegna a gestire le flotte di chiavi per il tuo edificio, gli inquilini e il personale. Contatta i nostri esperti per qualsiasi domanda rimanente e ottieni oggi stesso un preventivo per il tuo nuovo sistema di gestione delle chiavi.

Domande frequenti

How do key management systems handle lost keys?

Key management systems handle lost or stolen keys by offering various security features such as automatic alerts and audit trails. When a key is reported missing, the system can quickly track its last use and identify who accessed it last. This helps in not only tracing the key but also in taking prompt action, thereby maintaining security integrity.

How does a key management system integrate with property management software?

Key management systems typically integrate with property management software through APIs or built-in integration features. This allows for seamless data synchronization and functionality, enhancing overall property management efficiency.

Are there any examples of property management companies that successfully implemented a key management system?

Your Place Property Management, a full-service property management company in Illinois installed a key management system to store and distribute emergency backup keys for its residents and contractors.

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