Défi

Lors d'un séjour à New York, Jordan Maréchaux, PDG de la société de gestion de locations courte durée Les 3 Concierges, a remarqué que des touristes récupéraient et rendaient les clés devant une Keycafe SmartBox installée dans un café. Jordan a reconnu le potentiel de sa propre entreprise. Les 3 Concierges ont été confrontés à des défis importants avec leur processus d'enregistrement et de départ existant pour les clients Airbnb. Les coffres-forts à clé mécanique qu'ils utilisaient étaient souvent vandalisés, ce qui entraînait des problèmes de sécurité et des désagréments pour les invités. La nature manuelle du processus exigeait également des efforts administratifs considérables, ce qui compliquait encore davantage les opérations.

Points faibles

• Processus complexe de restitution des clés : Les clients avaient des difficultés avec le système manuel existant et nécessitaient souvent l'intervention du personnel.
• Casiers à clés mécaniques : Sujets au vandalisme et ne pouvant pas être gérés à distance.
• Charge administrative élevée : Beaucoup de temps et d'efforts ont été consacrés à expliquer les directions aux clients, à changer les codes et à gérer les appels en dehors des heures d'ouverture.

Solution

Pour résoudre ces problèmes, Jordan a décidé d'essayer le système de gestion de clés SmartBox de Keycafe, dans l'espoir d'imiter ce qu'il a vu à New York. En intégrant Keycafe dans leurs enregistrements et départs, en utilisant spécifiquement l'intégration Airbnbde Keycafe, ils ont rationalisé le processus d'arrivée et de départ des invités. Une fois la réservation confirmée dans Airbnb, un code d'accès Keycafe est automatiquement généré pour la durée de la réservation et envoyé au voyageur. Le client arrive ensuite à la SmartBox, saisit son code et récupère la clé de son logement.

Les 3 Concierges ont installé leurs SmartBox à l'extérieur de leur propriété, en utilisant les enceintes extérieures de Keycafe pour protéger les systèmes des éléments. Pour améliorer l'attrait visuel et maintenir la cohérence de la marque, ils ont chargé l'artiste local Thibaut Rodriguez de créer des graphiques accrocheurs pour les enceintes. Ces créations, basées sur La Joconde et Van Gogh, ont aidé les invités à identifier dans quelle boîte se trouvaient leurs clés et ont ajouté une touche artistique aux installations pratiques.

Mise en place chez Les 3 Concierges

• Intégration Airbnb : Les instructions d'accès aux clés sont automatiquement créées et communiquées au voyageur lors de la confirmation de la réservation.
• Installation extérieure : Utilisation des boîtiers extérieurs sur mesure de Keycafe pour la protection contre les intempéries.
• Modifications de dernière minute : Les modifications de la réservation sont instantanées et peuvent être effectuées hors site à l'aide de l'application Keycafe, afin que les clients n'aient jamais besoin d'attendre.

Résultat

La mise en œuvre de Keycafe a apporté des avantages immédiats à Les 3 Concierges. Le temps administratif auparavant consacré à la gestion des échanges de clés a été considérablement réduit, ce qui a permis à l'équipe de se concentrer sur d'autres aspects importants de son activité. Grâce aux SmartBox, les clients savent désormais clairement où et comment récupérer leurs clés, et l'équipe des 3 Concierges est immédiatement informée lorsqu'un client s'est enregistré ou est parti. Les commentaires positifs des clients ont souligné la facilité d'utilisation et la fiabilité du nouveau système, et Jordan et son équipe ont également été impressionnés par le suivi de l'équipe de réussite client de Keycafe, qui a assuré une transition en douceur et en toute confiance vers leur nouveau système.

Le résultat

• Opérations simplifiées : Grâce à l'intégration Airbnb de Keycafe, beaucoup moins de temps est consacré aux tâches administratives telles que l'envoi d'instructions aux invités et les visites en personne aux coffres-forts.
• Commentaires positifs des clients : Les clients louent régulièrement la facilité d'utilisation des processus de récupération et de dépôt des clés.
• Intégration de soutien L'équipe a apprécié le soutien et le suivi continus de la part de l'équipe Keycafe Customer Success.