Si bien las cerraduras digitales son muy avanzadas, su empresa seguirá necesitando llaves físicas durante muchos años. Aquí hay una guía sobre los beneficios de los sistemas de administración de llaves físicas frente a los candados digitales cuando se trata de uso comercial.

La importancia de la gestión de claves en el lugar de trabajo

Para comenzar, debe comprender cuán importante es la administración de claves. Cuando tenga un lugar de trabajo físico o una flota de vehículos y las llaves que lo acompañan, nunca subestime la necesidad de un sistema sólido de administración de llaves. Es la forma de rastrear, almacenar y distribuir claves para acceder a áreas de trabajo y activos.

Otorgar acceso al personal a sus activos y ubicaciones confidenciales significa otorgar privilegios a las personas con el entendimiento de que no abusarán de ellos. Es importante que pueda realizar un seguimiento de quién tiene acceso a qué claves y pueda ver el estado de sus activos en cualquier momento.

Por qué necesita un sistema de gestión de claves

Al llegar a los conceptos básicos de un sistema de administración de claves, esencialmente hace lo que no puede hacer mediante el seguimiento manual. Logra tres cosas importantes para su organización:

• Almacena y distribuye llaves.
• Le permite administrar los permisos fuera del sitio
• Ofrece automatización y análisis.

Sin un sistema excelente, desperdiciará valiosas horas de trabajo y trabajo humano en la búsqueda de una llave que se pierda. También podría terminar con gastos inútiles debido a los costos de cambio de clave.

Opciones del sistema de gestión de claves

Las cerraduras digitales son bien conocidas por sus características impulsadas por la tecnología. Lo que quizás no se dé cuenta es que las llaves y cerraduras físicas pueden aprovechar las mismas funciones utilizando un sistema moderno de administración de llaves como Keycafe SmartBox.

Primero, analicemos las claras diferencias entre las cerraduras digitales y las llaves físicas. Luego, repasaremos los beneficios de cada uno.

Cómo funcionan las cerraduras digitales

En lugar de una llave física, abre una puerta con un dispositivo que usa señales electrónicas. Por lo general, las cerraduras digitales usan un teclado con códigos PIN. Sin embargo, hay opciones para Bluetooth, RFID, huellas dactilares, WiFi y más.

Son convenientes ya que no necesita llevar una llave física, que puede perderse u olvidarse. Muchas personas que usan una cerradura de puerta digital lo hacen para eliminar la necesidad de una llave física.

Sin embargo, si necesita convertir la cerradura de una puerta en una cerradura digital, debe cambiar la cerradura de todas las puertas para obtener todos los beneficios. Dependiendo de la cantidad de puertas en su negocio, esto puede ser prohibitivamente costoso. Hay algunos otros desafíos que considerar también, por lo que debe tener en cuenta que, a pesar de la conveniencia, las llaves y cerraduras físicas aún tienen su lugar en una empresa moderna.

Beneficios clave físicos

Además de las puertas de las oficinas y los alojamientos, los vehículos y otros activos comerciales todavía utilizan llaves físicas. Han resistido la prueba del tiempo y continúan teniendo beneficios sobre las tecnologías digitales.

Menos costoso

Las llaves y candados físicos son más baratos que la alternativa digital. Como se mencionó anteriormente, las empresas con muchas puertas que necesitan convertir sus cerraduras enfrentan una tarifa inicial inmensa. La instalación también puede demorar un período prolongado, lo que afecta o incluso detiene el negocio.

Confiable

Algunos vehículos nuevos permiten el acceso digital a través de aplicaciones móviles, pero todavía tienen una llave física. Los concesionarios de automóviles administran cientos de llaves físicas para su inventario de vehículos y confían en la administración inteligente de llaves para realizar un seguimiento de las ventas, el servicio y otros departamentos. Vea cómo un concesionario Mitsubishi utiliza el sistema de gestión de llaves de Keycafe para eliminar las llaves perdidas.

Beneficios de Keycafe SmartBox

Puede administrar y almacenar llaves físicas con un sistema como Keycafe SmartBox.

Mejor gestión de riesgos

Cuando tiene un sistema de administración de claves, puede mantener un registro de transacciones de todos los accesos clave. Esto se presta a la rendición de cuentas. Sabes quién es el responsable de usar cada tecla.

Mejorar las operaciones

Debe mantener un estricto control sobre sus claves físicas. Si debe dar una clave en un momento determinado y la persona debe devolverla en un momento específico, puede monitorear eso y adaptar el permiso. También puede reservar claves si debe distribuirlas en un momento determinado cuando las tareas son urgentes.

Cómo empezar

Esta es una inversión en eficiencia y claridad empresarial, y un sistema de gestión de claves físicas no tiene por qué ser complicado. Con el equipo adecuado para apoyarlo y educarlo, una implementación bien preparada puede marcar una gran diferencia. Aquí está cómo empezar.

1. planificar

Primero, antes de invertir en un nuevo sistema de administración de claves físicas, tómese un tiempo para decidir qué quiere que haga su sistema. ¿Qué resultados debería generar para usted? Cuando tenga un plan, la implementación de su sistema de administración de llaves físicas será fácil.

2. Diseño

A continuación, deberá decidir cuántas claves necesita administrar y qué tipo de información desea del software. Además, necesitará saber dónde están las ubicaciones desde donde desea almacenar y acceder a las claves.

3. Rastree e integre

Una vez que haya instalado con éxito su sistema de administración de claves, puede rastrear y administrar sus claves físicas. Con algunos sistemas como Keycafe, puede beneficiarse de las integraciones de software de la industria o usar API para crear su propia integración.

Administre sus llaves con Keycafe SmartBox

Desde una sola cuenta, puede realizar un seguimiento de todo. Ya se trate del personal, los clientes, los contratistas o los inquilinos, puede personalizar el acceso a las llaves desde cualquier lugar utilizando Keycafe SmartBox.

Con una instalación simple, Keycafe SmartBox se puede agregar a todo tipo de paredes, y un equipo de expertos en incorporación está disponible para garantizar que su configuración sea perfecta.

¡Deje de preocuparse por sus llaves y tome medidas con Keycafe por contactando a nuestro equipo hoy!