Sebbene le serrature digitali siano molto avanzate, la tua attività avrà ancora bisogno di chiavi fisiche per molti anni a venire. Ecco una guida sui vantaggi dei sistemi di gestione delle chiavi fisiche rispetto alle serrature digitali quando si tratta dell'uso aziendale.

L'importanza della gestione delle chiavi sul posto di lavoro

Per iniziare, devi comprendere quanto sia importante la gestione delle chiavi. Quando hai un luogo di lavoro fisico o una flotta di veicoli con relative chiavi, non sottovalutare mai l'importanza di un solido sistema di gestione delle chiavi. È ciò che ti permette di tenere traccia, conservare e distribuire le chiavi per accedere alle aree di lavoro e alle risorse.

Concedere al personale l'accesso alle risorse e alle aree sensibili significa conferire privilegi a determinate persone, con l'obiettivo che non ne abusino. È importante poter tracciare chi ha accesso a quali chiavi e poter conoscere lo stato delle risorse in qualsiasi momento.

Perché hai bisogno di un sistema di gestione delle chiavi

Scendendo alle basi di un sistema di gestione delle chiavi, essenzialmente fa ciò che non puoi fare con il monitoraggio manuale. Realizza tre cose principali per la tua organizzazione:

• Conserva e distribuisce le chiavi
• Consente di gestire le autorizzazioni fuori sede
• Offre automazione e analisi

Senza un sistema eccellente, perderai preziose ore di lavoro e impiegherai risorse umane per cercare una chiave smarrita. Potresti anche incorrere in spese inutili a causa dei costi di sostituzione delle chiavi.

Opzioni del sistema di gestione delle chiavi

Le serrature digitali sono ben note per le loro caratteristiche basate sulla tecnologia. Quello che potresti non capire è che chiavi e lucchetti fisici possono sfruttare le stesse funzionalità utilizzando un moderno sistema di gestione delle chiavi come Keycafe SmartBox.

Innanzitutto, discutiamo le nette differenze tra serrature digitali e chiavi fisiche. Quindi, esamineremo i vantaggi di ciascuno.

Come funzionano le serrature digitali

Invece di una chiave fisica, si apre una porta con un dispositivo che utilizza segnali elettronici. Di solito, le serrature digitali utilizzano una tastiera con codici PIN. Tuttavia, ci sono opzioni che includono Bluetooth, RFID, impronte digitali, WiFi e altro ancora.

Sono convenienti poiché non è necessario portare con sé una chiave fisica, che può essere persa o dimenticata. Molte persone che utilizzano una serratura digitale lo fanno per eliminare la necessità di una chiave fisica.

Tuttavia, se desideri convertire la serratura di una porta in una serratura digitale, devi cambiare la serratura su ogni porta per ottenere tutti i vantaggi. A seconda del numero di porte nella tua attività, questo può comportare costi proibitivi. Ci sono anche altri sfide da considerare, motivo per cui è importante tenere presente che nonostante la comodità, le chiavi e le serrature fisiche hanno ancora il loro posto in un'azienda moderna.

Principali vantaggi fisici

Oltre alle porte degli uffici e degli alloggi, i veicoli e altri asset aziendali utilizzano ancora chiavi fisiche. Queste hanno resistito alla prova del tempo e continuano ad offrire vantaggi rispetto alle tecnologie digitali.

Meno caro

Le chiavi fisiche e le serrature sono più economiche rispetto all'alternativa digitale. Come già accennato, le aziende con molte porte che devono convertire le serrature affrontano un'enorme spesa iniziale. L'installazione può richiedere anche un periodo prolungato, influenzando o addirittura interrompendo l'attività aziendale.

Affidabile

Alcuni veicoli nuovi consentono l'accesso digitale attraverso app mobili, ma hanno comunque una chiave fisica. Le concessionarie automobilistiche gestiscono centinaia di chiavi fisiche per il loro inventario di veicoli e si affidano alla gestione intelligente delle chiavi per tenere traccia delle vendite, del servizio e degli altri reparti. Scopri come una concessionaria Mitsubishi utilizza il sistema di gestione delle chiavi di Keycafe per eliminare le chiavi smarrite.

I vantaggi di Keycafe SmartBox

Puoi gestire e archiviare chiavi fisiche con un sistema come Keycafe SmartBox.

Migliore gestione del rischio

Quando disponi di un sistema di gestione delle chiavi, puoi tenere un registro delle transazioni di tutti gli accessi alle chiavi. Questo si presta alla responsabilità. Sai chi è responsabile dell'utilizzo di ciascuna chiave.

Migliora le operazioni

Devi mantenere uno stretto controllo sulle tue chiavi fisiche. Se devi fornire una chiave a una certa ora e la persona deve restituirla a un'ora specifica, puoi monitorarla e adattare l'autorizzazione. È inoltre possibile riservare le chiavi se è necessario distribuirle in un determinato momento in cui le attività sono urgenti.

Come iniziare

Si tratta di un investimento nell'efficienza e nella chiarezza aziendale, e un sistema di gestione delle chiavi fisiche non deve essere complicato. Con il giusto team di supporto ed educazione, una corretta implementazione preparata può fare una grande differenza. Ecco come iniziare.

1. Piano

Prima di investire in un nuovo sistema di gestione delle chiavi fisiche, prenditi del tempo per decidere cosa desideri che il tuo sistema faccia. Quali risultati dovrebbe generare per te? Quando hai un piano, l'implementazione del tuo sistema di gestione delle chiavi fisiche sarà semplice e senza intoppi.

2. Progettazione

Successivamente, dovrai decidere quanti chiavi devi gestire e che tipo di informazioni desideri ottenere dal software. Inoltre, dovrai conoscere le posizioni in cui desideri che le chiavi vengano conservate e da cui vengano recuperate o utilizzate.

3. Tenere traccia e integrare

Una volta installato con successo il tuo sistema di gestione delle chiavi, potrai tenere traccia e gestire le tue chiavi fisiche. Con alcuni sistemi come Keycafe, puoi beneficiare di integrazioni software di settore o utilizzare API per creare la tua integrazione personalizzata.

Gestisci le tue chiavi con un Keycafe SmartBox

Da un solo account, puoi tenere traccia di tutto. Che si tratti di personale, clienti, fornitori o inquilini, puoi personalizzare l'accesso alle chiavi da qualsiasi luogo utilizzando un Keycafe SmartBox.

Con un'installazione semplice, il Keycafe SmartBox può essere aggiunto a tutti i tipi di pareti, e un team di onboarding esperto è disponibile per garantire che la configurazione sia senza problemi.

Lascia alle spalle le preoccupazioni legate alle tue chiavi e corri ai ripari subito con Keycafe contattando il nostro team oggi stesso!