Enquanto a tempestade perfeita de uma pandemia e a economia vacilante abalavam a indústria de aluguel de carros, os funcionários ganhavam dinheiro de forma criativa com os recursos de seus empregadores de locadoras de carros. Infelizmente, a situação nesta história de 2020 de Sarasota, Flórida, é replicada com mais frequência do que deveria:

“A polícia prendeu um funcionário da Hertz no Aeroporto Internacional de Sarasota Bradenton que, segundo eles, estava administrando um negócio paralelo, alugando carros para seu próprio lucro. O Departamento de Polícia da Autoridade Aeroportuária de Sarasota Manatee e o Departamento de Polícia de Sarasota iniciaram uma investigação em outubro após descobrirem que carros alugados estavam sendo roubados do aeroporto... Local de aluguel e que um funcionário da Hertz estava “alugando os veículos fora dos livros para seu ganho financeiro pessoal”, afirma um comunicado à imprensa. - Bradenton, Flórida.

Felizmente, com o sistema de gerenciamento de chaves do Keycafe, isso não precisa acontecer com você.

Principais desafios de gerenciamento de frota de aluguel

Sem o Keycafe, pode ser um desafio garantir que um veículo de sua frota de aluguel esteja com um cliente, em serviço ou em um dos estacionamentos. Mas com o Keycafe, rastrear quando os veículos estão em uso e quando são devolvidos é simplificado e pode economizar dinheiro.

O rastreamento de chaves torna-se simples, atualizado e acessível para quantas pessoas você desejar. Você terá informações em tempo real de quando o veículo saiu e quando a chave foi devolvida. O nome do assistente do cliente de aluguel também aparecerá no relatório de histórico com o horário da retirada da chave.

Se você tiver vários lotes, os armários de chaves seguros do Keycafe podem ser conectados em rede para fornecer controle completo - independentemente da localização. Você terá conhecimento em tempo real da localização de toda a frota de aluguel 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Mas as chaves não precisam ser roubadas para desaparecer. Chaves perdidas e perdidas representam uma ameaça financeira significativa para qualquer gerente de frota. A redigitação é cara, especialmente com os modernos chaveiros eletrônicos. Não é incomum que o custo de recodificar apenas um veículo exceda milhares de dólares. E, se uma chave for perdida, a empresa corre o risco de roubo do veículo. Além disso, as substituições de chaves podem levar dias, e é aí que você percebe que alguém a perdeu. Semanas poderiam ter se passado.

Com o Keycafe, as chaves são mantidas seguras e trancadas em um gabinete computadorizado de aço laminado a frio e liga de alumínio A383 em um local centralizado e seguro.

Qual é o problema de manter as chaves em uma gaveta ou em um quadro de chaves?

Experiências como o roubo de funcionários da Hertz em Sarasota mostram que é essencial para as frotas de aluguel proteger e rastrear a atividade das chaves do carro de algo melhor do que um teclado ou gaveta. Mais de 30.000 são roubados a cada ano, de acordo com as estatísticas de 2020 do National Insurance Crime Bureau. Portanto, independentemente de quem está lidando com os veículos, o Keycafe pode ajudá-lo a reduzir o acesso não autorizado, rastrear de onde pode estar vindo o excesso de quilometragem durante o serviço do veículo e reduzir o extravio de chaves.

Uma das opções mais seguras para atender a todas essas necessidades é um sistema de gerenciamento de chaves Keycafe. O design fácil de usar do Keycafe protege e controla com segurança o acesso às chaves no lote, fora do local, manutenção ou loja de inspeção.

Como o Keycafe protege as chaves do veículo

O sistema de bloqueio de chave conectado Smartbox IoT da Keycafe protege cada chave, e a chave é anexada a um chip de rastreamento NFC anônimo. As chaves da frota de aluguel são acessadas e devolvidas apenas por indivíduos pré-autorizados usando um código PIN ou outros métodos de identificação por meio de um aplicativo móvel.

O Keycafe oferece:

• Histórico de acesso - Você terá um histórico completo de todas as trocas de chaves, incluindo quem fez o último check-out das chaves.
• Controle de acesso - Você pode adicionar ou revogar acessos importantes facilmente em tempo real com um aplicativo.
• Conveniência de acesso - Funcionários, clientes e contratados podem autogerenciar a coleta e entrega de chaves 24 horas por dia, 7 dias por semana.

O Keycafe gerencia o acesso às chaves e as conecta à última pessoa que as usou ou teve acesso a elas. Dessa forma, uma locadora pode identificar rapidamente quando uma chave automotiva está faltando ou extraviada, reduzindo o risco de roubo e uso indevido do veículo.

Os compartimentos de cacifos SmartBox MS3 Series conectados à nuvem da Keycafe são espaçosos o suficiente para armazenar vários cartões-chave, chaveiros grandes e conjuntos de chaves. O menor modelo tem sete compartimentos e se expande para centenas de chaves.

• Expansível com armários de expansão de 30 compartimentos até centenas de compartimentos
• Sempre conectado: WiFi ou Ethernet, com conversão de celular opcional
• Baterias de backup em caso de queda de energia
• Códigos off-line para permitir a retirada da chave, mesmo que o SmartBox não esteja temporariamente conectado
• Keycafe oferece opções de marca branca para mostrar sua marca
• Suporte multilíngue 24 horas por dia, 7 dias por semana e extensa documentação de ajuda

Keycafe pode fornecer gerenciamento de chave de carro para frotas de aluguel em todo o mundo. Este sistema avançado de controle de chave de carro não apenas economizará o tempo de sua equipe, mas também reduzirá seus custos operacionais.

Vamos dar uma olhada mais de perto no que os principais sistemas de controle da frota de carros de aluguel da Keycafe podem fazer por você.

Quais são os principais benefícios do Keycafe?

Keycafe lhe dá confiança

O Keycafe oferece confiança aos gerentes de frota de aluguel - com um sistema de controle de chave totalmente auditável. Além disso, a capacidade do Keycafe de monitorar quem registrou a entrada e saída do veículo pode ajudar os gerentes a rastrear pontos fracos do processo que permitem danos ou excessos de milhagem perdidos.

O Keycafe oferece um histórico completo das chaves

Com o histórico acessível do Keycafe, os gerentes podem ver quando a chave foi removida e devolvida e por quem. Além disso, os gerentes podem personalizar alertas para devolução pontual de chaves, para que não se atrase. E se for tarde, o sistema do Keycafe alertará todos os envolvidos. A capacidade do Keycafe de rastrear o histórico e prevenir problemas antes que eles cheguem é uma ferramenta poderosa para promover a eficiência e aumentar os lucros.

O Keycafe está conectado à nuvem

Com o controle de chave da frota de aluguel da Keycafe, os gerentes de frota podem rastrear quem está com a chave, monitorar a atividade e reduzir o acesso não autorizado. Isso não apenas reduz os custos, mas também reduz os tempos de espera para localizar chaves para reservas de clientes. Além disso, um gerente pode controlar e dar acesso de qualquer local por meio do aplicativo de telefone Keycafe.

Keycafe é Modular

Como o número de inventário do veículo varia, o número de chaves usadas também pode variar. O design modular do Keycafe pode acomodar diferentes necessidades e crescer à medida que o estoque de sua frota cresce.

Existem duas categorias principais de SmartBoxes: estações base e unidades de expansão.

• A estação base Keycafe inclui um scanner NFC, tela sensível ao toque, porta-chaves, porta-chaves e um botão de um toque. Cada local possui apenas uma estação base que se comunica com o servidor.
• À medida que seu estoque cresce, você pode adicionar unidades de expansão para capacidade extra. Cada unidade de expansão inclui todos os componentes listados, mas não possui o scanner e o compartimento do controle remoto. A unidade de expansão se conecta à estação base e se comunica diretamente com ela.
• Para ver uma lista completa de recursos, confira Keycafe Enterprise.

Permissões personalizadas

Com o Keycafe, você pode configurar a permissão de acesso às chaves por pessoa ou departamento. Por exemplo, os departamentos de serviço externos podem precisar de acesso a carros que o atendimento ao cliente nunca precisará.

Além disso, pode ser necessário compartilhar um grupo de chaves com alguns associados selecionados e um grupo diferente de chaves com outras pessoas. O recurso Keycafe Groups permite criar um subconjunto de chaves em sua conta e compartilhá-lo como se fosse uma chave.

Por padrão, todas as chaves que você cria estão no grupo principal chamado Todas as Chaves. Este grupo permite que você compartilhe todas as suas chaves com os usuários que você escolher facilmente e em tempo real.

Automação de API

Aproveite uma extensa API para integrar o Keycafe diretamente em seus sistemas para aplicativos DMS.

Responsabilidade

Há momentos em que alguém pode perder as chaves do veículo; na pior das hipóteses, alguém danifica o veículo durante o uso. Mas, infelizmente sem o Keycafe, ninguém sabe quem estava com o carro na época.

Em vez de culpar um cliente alugado e causar mais problemas, com o Keycafe, o administrador pode visualizar o histórico de retiradas e entregas da chave. Os eventos listados aparecem em ordem cronológica com datas, horas e o tipo de evento ocorrido.

Keycafe pode salvar seu negócio

A JD Power diz que a falta de disponibilidade de veículos e o custo crescente de alugar um carro contribuem para o declínio da satisfação do cliente. Quando as taxas sobem, os consumidores, compreensivelmente, esperam mais. E, se não obtiverem satisfação, entram nas redes sociais para avisar a todos. A última coisa que você deseja adicionar à frustração do cliente é uma chave perdida e a impossibilidade de retirar um carro alugado.

“As empresas de aluguel de carros têm enfrentado desafios significativos, tanto em termos de fornecimento de veículos quanto de pessoal, e uma combinação de custos crescentes e longas filas no aeroporto está tendo um efeito negativo na satisfação do cliente”, disse Michael Taylor, líder de inteligência de viagens da JD Poder. Se o seu processo falhar, o cliente em potencial pode sair e nunca mais voltar. Tudo porque você não conseguiu localizar uma chave. E depois, você provavelmente encontrará uma avaliação negativa do cliente no Facebook ou no Yelp.

Agora, você pode dizer: “E daí? É uma crítica ruim.” No entanto, basta uma avaliação negativa para perder negócios de outras pessoas que veem a avaliação. A verdade é que você precisará de mais de 40 críticas positivas para desfazer o dano de uma crítica negativa.

No entanto, mesmo que sua locadora enfrente momentos difíceis com estoque, fazer tudo pelo cliente traz grandes recompensas. A experiência recente de um cliente com o Enterprise mostrou-se promissora. Ronald escreveu em uma revisão de Assuntos do Consumidor. “O carro estava impecável e divertido de dirigir. O gerente foi extremamente simpático, prestativo e atencioso."

Em um estudo 2020 da JD Power, o tempo de espera desempenha um papel considerável na experiência geral do cliente. Se você deseja obter uma classificação alta com seus clientes, não pode permitir que eles fiquem parados enquanto você procura as chaves de que precisam. O Keycafe pode efetivamente rastrear a atividade das chaves do carro.

Prevenir experiências ruins do cliente é essencial para o seu negócio. Keycafe pode ajudá-lo a proporcionar uma excelente experiência para os clientes durante ou após o expediente.

Keycafe pode ajudar com problemas cotidianos

Roubo de carros ou opiniões de clientes podem ser raros, mas os problemas surgirão nas atividades diárias de qualquer empresa de aluguel de carros. Aqui estão algumas operações comuns que levam a despesas desnecessárias.

• chaves perdidas
• Monitorando inúmeros veículos
• Danos inexplicáveis
• quilometragem não identificada

A capacidade do software de gerenciamento de frota de aluguel da Keycafe de rastrear as chaves sempre permite que você saiba onde elas estão agora e onde estiveram, para que não haja mais mistérios. Além disso, com nossos armários de chaves conectados à IoT, o rastreamento ocorre em tempo real à medida que as chaves são acessadas. Com nossos sistemas de controle de chave de veículo, você obtém um ROI instantâneo.

Portanto, evitar a perda de até mesmo um conjunto de chaves por mês com o Keycafe pode economizar milhares de dólares por ano para uma locadora de veículos.

Quando você considera o custo dos veículos danificados, as despesas aumentam ainda mais. Felizmente, o sistema de controle de chave do carro do Keycafe permite minimizar ou eliminar essas preocupações. Nossa trilha de auditoria completa mostra quem tirou as chaves para uma melhor prestação de contas.

Quando integrado à tecnologia do Keycafe, nosso sistema de gerenciamento de chaves pode até mesmo ajudar a reduzir a burocracia e oferecer uma solução móvel que permite que os funcionários da concessionária processem solicitações de chaves físicas de seus próprios dispositivos móveis.

Porquê o Keycafe?

Sabemos que você tem muitas opções para escolher as soluções de gerenciamento de chave do revendedor, mas nossos produtos oferecem qualidades únicas.

Trilha de auditoria chave

Rastreie rapidamente o histórico de todas as suas chaves que entram e saem do sistema.

Acesso às chaves 24 horas.

Sua equipe pode acessar as chaves 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem a ajuda da administração. Seus clientes podem retirar ou devolver os veículos após o expediente.

Aplicativo móvel integrado

Gerencie o acesso às chaves de qualquer lugar a qualquer hora do dia.

Atendimento ao Cliente 24 horas

Se você tiver um problema, nossos sistemas são suportados pelo suporte global ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, por meio de um telefonema rápido ou plataforma de bate-papo.

Design modular

Você pode expandir nossos sistemas de controle de chaves de operações de frota para armazenar centenas de chaves simultaneamente.

Constantemente conectado

A série MS3 de SmartBoxes é habilitada com WiFi e ethernet pronta para uso. Para locais remotos, um kit de conversão de celular está disponível.

Bateria reserva

Se a energia acabar, você ainda poderá acessar as chaves.

Automação completa da API

Use nosso aplicativo ou o seu para automatizar todos os acessos às chaves.

Compartimentos individuais

Keycafe sela cada conjunto de chaves em compartimentos separados para evitar o uso não autorizado.

Como funciona nosso sistema de gerenciamento de frota de aluguel

É simples começar a usar nosso sistema de controle de chave de carro.

1. Primeiro, você instalará o sistema de armário de chaves conectado ao Keycafe SmartBox IoT. Com apenas 4 polegadas de profundidade e montado na parede, nosso equipamento é compacto e fácil de ajustar ao seu espaço.
2. Cada chave recebe um chip de rastreamento NFC anônimo. Ele é armazenado em um compartimento individual do armário de chaves IoT de aço.
3. Para reservas de aluguel, atribua ao cliente um acesso único. O cliente recebe um código de oito dígitos que permite recuperar as chaves.
4. Para acesso da equipe, você pode atribuir permissões para veículos associados. Em seguida, fornecemos um histórico completo de auditoria para ver quem acessou as chaves e quando.

Preços transparentes

Diferentemente de outros serviços, o Keycafe não exige agendamento nem informações pessoais para você saber os custos iniciais e mensais. Está tudo bem aqui, configure seu sistema hoje!

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Pare de perder chaves, tempo e clientes e acelere seus lucros com o sistema de gerenciamento de chaves Keycafe. Nossa equipe está pronta para mostrar o que faz do Keycafe o melhor sistema de gerenciamento de chaves do mercado!

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