Gérer des centaines de clés de véhicules dans les services de vente, d’entretien et d’exploitation peut rapidement devenir chaotique. Les clés perdues, les essais retardés et les tableaux de rangement dépassés font perdre un temps précieux et frustrent à la fois le personnel et les clients.

Lors d’un récent webinaire Keycafe, le chargé de comptes Alexander a présenté comment les concessions remplacent le suivi manuel des clés par des systèmes intelligents de gestion offrant une visibilité, une responsabilité et une sécurité complètes.

Voici comment cela fonctionne et pourquoi de plus en plus de concessions adoptent cette solution.

Les défis quotidiens de la gestion des clés

La plupart des concessions rencontrent encore les mêmes problèmes:

• Essais retardés: le personnel perd des minutes, voire des heures, à chercher la bonne clé.
• Ralentissements au service: des clés égarées bloquent le déplacement des véhicules entre les zones de travail.
• Manque de responsabilité: il est souvent difficile de savoir qui a utilisé une clé en dernier.
• Coûts élevés de remplacement: un porte-clés électronique perdu peut coûter plus de 400 dollars.
• Systèmes obsolètes: les tableaux de clés et les coffres ne permettent ni suivi ni sécurité.

Ces problèmes ralentissent les opérations, frustrent les clients, augmentent les coûts et nuisent à la réputation de la concession.

Pourquoi un meilleur contrôle des clés est important

Améliorer la gestion des clés améliore directement les performances de la concession:

• Essais plus rapides et meilleure satisfaction client.
• Moins d’obstacles dans le service grâce à un accès instantané aux véhicules.
• Responsabilité complète grâce aux journaux numériques indiquant qui a accédé à quelle clé et quand.
• Réduction des coûts liés aux pertes et à la reprogrammation.

Chaque département dépend de l’accès aux clés, il est donc essentiel de garder le contrôle.

Le système Keycafe SmartBox

Le SmartBox de Keycafe est un système de gestion des clés modulaire et connecté au cloud, conçu spécialement pour les concessions.

Chaque SmartBox:

• Se fixe facilement au mur.
• Commence avec 9 compartiments sécurisés et peut être étendu jusqu’à 429.
• Se connecte par Wi-Fi ou Ethernet (avec option de secours cellulaire).
• Fonctionne même lors de pannes d’internet ou de courant grâce à une batterie intégrée.

Les concessions peuvent commencer petit et étendre le système à mesure que leurs besoins augmentent.

Comment fonctionne le système

Il existe deux façons principales d’utiliser le système Keycafe:

Mode écran tactile

• Le personnel sélectionne Retirer ou Déposer sur l’écran du SmartBox.
• Il saisit son code PIN unique de 4 à 8 chiffres.
• Le système affiche toutes les clés auxquelles l’utilisateur a accès.
• En sélectionnant une clé, le compartiment correspondant se déverrouille automatiquement.
  

Mode application mobile

• Les employés se connectent à l’application Keycafe, recherchent un véhicule ou un numéro de stock et appuient sur Retirer la clé.
• Le compartiment correspondant s’ouvre instantanément, sans saisie de code PIN.
• Plusieurs clés peuvent être retirées en même temps, idéal pour les portiers ou techniciens.
  

Chaque clé est reliée à un porte-clés NFC Keycafe, qui enregistre si elle est dans ou hors du SmartBox, garantissant une traçabilité complète en tout temps.

Visibilité et gestion en temps réel

Depuis le tableau de bord web Keycafe, les gestionnaires peuvent voir:

• L’emplacement en temps réel de chaque clé (dans le SmartBox ou retirée).
• Un historique complet de toutes les actions effectuées.
• La responsabilité des utilisateurs : qui a pris quelle clé et quand.

Cette visibilité élimine les pertes de temps, la confusion et les reproches.

Fonctions intelligentes pour les concessions

Le SmartBox comprend des outils conçus pour les opérations des concessions:

• Accès par rôle : contrôle qui peut accéder à quelles clés et à quel moment.
• Limite de clés : restreint le nombre de clés qu’un employé peut retirer.
• Mode hors ligne et alimentation de secours : fonctionne pendant les pannes avec options de déverrouillage sécurisées.
• Alertes programmables : notifications si une clé n’est pas rendue dans le délai prévu.
• Transferts instantanés : permet le transfert direct de clés entre employés via l’application.
• Restrictions personnalisées : limite l’accès à certains départements ou heures.

Étude de cas: Somerville Auto Group

Avant Keycafe:

Somerville Auto Group, opérant sur trois sites au Canada, gérait plus de 1 000 clés sur des tableaux muraux. Le personnel passait des heures à chercher des clés, et les remplacements coûtaient des milliers de dollars par an.

Après Keycafe:

• Les clés sont sécurisées dans les SmartBoxes et suivies automatiquement.
• Les employés localisent les clés instantanément via l'application.
• Aucune clé n'a été perdue depuis l'installation.
• Le moral du personnel s'est amélioré à mesure que la frustration a disparu.
  

« La responsabilité et les économies associées au fait de ne pas perdre ses clés et de savoir où elles se trouvent à tout moment sont fantastiques. » — Dean Earle, directeur des opérations de la flotte nationale, Somerville Auto Group

Dépôt et prise en charge en dehors des heures d'ouverture

Keycafe prend aussi en charge les flux de travail orientés client en dehors des heures d’ouverture:

Dépose

• Les clients scannent un code QR et remplissent un court formulaire avec leurs coordonnées et la raison du service.
• Un code à usage unique est généré pour déposer la clé en toute sécurité.

Retrait:

• Une fois le service terminé, le client reçoit un code à usage unique par message ou courriel.
  Il le saisit sur le SmartBox, récupère sa clé et repart, sans intervention du personnel.
• Cette méthode remplace les pratiques risquées de cache-clés et renforce la confiance du client.

Cette méthode remplace les pratiques risquées de cache-clés et renforce la confiance du client.

Tarification transparente et évolutive

Les concessions reçoivent des devis instantanés en ligne incluant matériel, logiciel et expédition.

Elles peuvent commencer avec un seul SmartBox et étendre selon leurs besoins. Le système grandit avec leurs opérations, pas avant.

Pourquoi les concessions choisissent Keycafe

• Gain de temps en réduisant les retards liés aux clés.
• Responsabilité accrue grâce au suivi en temps réel.
• Sécurisation des actifs grâce aux compartiments verrouillés et aux contrôles d’accès.
• Simplification des opérations sans installation complexe ni technicien.
• Expansion facile avec la croissance de l’inventaire.
  

Voyez-le en action

🎥 Regardez le webinaire complet »Présentation de Keycafe pour les concessionnaires» pour une démonstration complète et les histoires de réussite des concessionnaires de Somerville Auto Group et Moteurs JB.

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