Keycafé
Vous avez des clés ? Nous avons des solutions.
Quel que soit votre secteur d'activité, il y a de fortes chances que vous ayez des clés - de voitures, de bureaux, de chambres d'hôtel, de locations à court terme ou d'autres choses - dont vous devez assurer le suivi. Que vous ayez une seule clé ou des milliers, Keycafe vous permet de vous assurer que seules les personnes en qui vous avez confiance, qu'il s'agit de votre personnel, de sous-traitants, de locataires ou de clients, y ont accès.
En résumé, le système Keycafe fonctionne comme suit : Les entreprises stockent les clés dans l'une de nos SmartBox modulaires, qui peuvent s'étendre pour contenir jusqu'à des centaines de clés. Toutes les clés sont marquées d'un badge NFC Keycafe unique et identifiable. Les utilisateurs peuvent récupérer les clés dont ils ont besoin (et seulement les clés dont ils ont besoin) en s'authentifiant à l'aide de l'une des méthodes suivantes.
Chaque fois qu'une clé est prise ou déposée dans une SmartBox, l'heure et le lieu de la transaction sont enregistrés. Comme vous et les membres de votre équipe savez toujours qui possède quelle clé, vous économisez du temps, des soucis et la frustration d'avoir à retrouver des clés manquantes.
Parce que chaque entreprise est différente, le logiciel Keycafe est conçu pour être flexible. Vous pouvez choisir parmi nos sept méthodes d'authentification celle qui vous convient le mieux, à vous et à votre équipe, et personnaliser notre logiciel en fonction de vos besoins uniques en matière de flux de travail.
Chaque fois que vous créez un nouvel utilisateur, vous pouvez choisir la manière dont il doit s'authentifier. Les méthodes peuvent être modifiées et mises à jour en fonction de l'évolution des flux de travail et des besoins des utilisateurs, de sorte que vous n'êtes jamais enfermé dans une méthode spécifique.
Les codes d'accès sont activés par l'administrateur de l'entreprise lors de la création de nouveaux utilisateurs. Ils peuvent être personnalisés ou générés de manière aléatoire, et peuvent être modifiés ou révoqués à tout moment par l'administrateur. Cela permet à l'utilisateur d'accéder à toutes les clés pour lesquelles il a reçu une autorisation dans le réseau de SmartBox de l'entreprise.
Les utilisateurs de l'application Keycafe reçoivent automatiquement un code QR qu'ils peuvent scanner à l'aide de la caméra de la SmartBox MS5. Il s'agit d'une méthode d'authentification rapide et facile pour les utilisateurs qui ont déjà un smartphone sur eux, qui n'ont pas besoin de mémoriser un code.
Les utilisateurs peuvent s'authentifier en utilisant le numéro de téléphone avec lequel ils ont enregistré leur compte. Pour plus de sécurité, l'administrateur de l'entreprise peut activer l'authentification à deux facteurs , ce qui obligera les utilisateurs à saisir soit un code PIN personnel, soit un code envoyé par SMS après leur numéro de téléphone. Cela demande un peu plus de temps, bien sûr, mais ce n'est pas très différent de la connexion à un compte bancaire en ligne. De plus, les numéros de téléphone sont faciles à retenir, ce qui rend cette méthode pratique pour la plupart des utilisateurs.
Grâce à l'application mobile, il n'est plus nécessaire de mémoriser des codes d'accès et des codes PIN. Les utilisateurs se connectent simplement à l'application mobile Keycafe et sélectionnent la clé qu'ils souhaitent récupérer pour déverrouiller le bac SmartBox dans lequel elle est conservée.
Pour les utilisateurs ayant accès à un grand nombre de clés, l'application mobile Keycafe est le moyen le plus efficace de consulter l'état et l'historique de toutes les clés pour lesquelles ils disposent d'une autorisation. L'application permet aux utilisateurs de rechercher et de récupérer rapidement une clé sans interagir directement avec la SmartBox.
Un badge d'utilisateur élimine la nécessité de mémoriser des codes ou de porter un téléphone. Les utilisateurs n'ont qu'à toucher le porte-clés ou le badge sur le scanner de la SmartBox pour s'authentifier. L'écran de la SmartBox affiche les clés auxquelles il a accès et l'utilisateur peut alors sélectionner les clés qu'il souhaite récupérer.
Le badge Keycafe peut être soit un porte-clés physique, soit un autocollant qui peut être placé sur la carte d'identité du personnel, la carte de visite ou tout autre objet que les utilisateurs portent régulièrement sur eux. Les badges d'utilisateur sont idéaux pour le personnel qui accède régulièrement à un petit nombre de clés.
Key Codes sont des codes associés à une clé plutôt qu'à un utilisateur. Ils peuvent être utilisés par toute personne ayant connaissance du code, indépendamment de l'autorisation, pour obtenir une clé. Ceci est utile pour les flux de travail où des échanges de clés rapides et simples sont souhaités.
Ils sont également parfaits pour les enlèvements ponctuels lorsqu'un porte-clés n'est pas attaché à la clé, comme l'enlèvement d'un véhicule par un client après les heures d'ouverture d'un concessionnaire automobile.
Pour les hôtels, les locations de courte durée, les sociétés de location de voitures et autres utilisations ponctuelles, rien ne vaut la commodité de notre réservation unique. Les codes de réservation sont envoyés aux utilisateurs par e-mail ou SMS ou accessibles dans l'application Keycafe. Les utilisateurs peuvent utiliser ce code pour récupérer la clé associée pendant la période définie par le créateur de la réservation. Ils sont à usage unique et expirent à la fin de la période de réservation.
Chaque e-mail et SMS contient un code QR qui peut être scanné au lieu de saisir le code lui-même.
Selon votre situation, vous voudrez peut-être personnaliser vos flux de travail pour plus d'efficacité. Keycafé vous propose quelques solutions pour y parvenir.
Alertes programmables peuvent être définies et personnalisées par les administrateurs pour des clés particulières ou des groupes de clés. Elles envoient automatiquement une notification par SMS ou par courriel à l'administrateur de la clé, à l'utilisateur ou à toute autre personne au sein de l'organisation, après un laps de temps donné (minutes, heures ou jours) après la récupération d'une clé ou un laps de temps donné après la fin d'une réservation ou d'une période de travail. Une utilisation courante consiste à rappeler aux employés, à la fin d'une période de travail, qu'ils doivent rendre leurs clés, afin d'éviter qu'il n'en manque pour la période de travail suivante.
Horaires permet aux administrateurs de limiter l'accès aux clés d'un utilisateur à une période prédéfinie, comme les heures normales de travail ou une équipe de nuit. Les décalages horaires peuvent être appliqués à chaque fois qu'un utilisateur se voit accorder l'accès à une clé ou à un groupe de clés.
Enfin, Keycafe est conçu pour et s'intègre de manière transparente avec une liste croissante d'applications partenaires telles que Airbnb, Fleetio, Guesty et RentHub. Si vous utilisez l'une de ces applications pour gérer des propriétés ou des véhicules, vous pouvez automatiser la création de réservations, la génération de codes d'accès et la communication avec les hôtes ou le personnel.
Vous voulez savoir comment Keycafe peut rationaliser votre entreprise grâce à un flux de travail personnalisé ? Contactez notre équipe commerciale dès aujourd'hui pour demander une démonstration du produit.
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