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La gestion des clés a un impact direct sur la rapidité des opérations en concession, la responsabilité des équipes et l’expérience client. Qu’il s’agisse de localiser des clés pour un essai routier, de transférer des véhicules entre services ou de permettre l’accès en dehors des heures d’ouverture, le système en arrière-plan joue un rôle déterminant.
Cet article propose une comparaison approfondie de deux systèmes de gestion des clés reconnus : Keycafe et KeyTracker.
Afin de garantir une évaluation précise et pertinente, cette comparaison se concentre exclusivement sur les systèmes électroniques de gestion des clés et les armoires de clés de KeyTracker qui sont fonctionnellement comparables au système électronique de gestion des clés de Keycafe. Cette approche ciblée permet une analyse directe des fonctionnalités, de la fiabilité, de la connectivité et de leur impact concret sur les flux de travail quotidiens en concession.
Keycafe offre un ensemble de capacités de contrôle des clés plus large et plus flexible que KeyTracker.
Keycafe prend en charge des flux de travail basés sur le temps et le contrôle d’accès mobile, ce qui permet aux responsables d’attribuer des autorisations par utilisateur, rôle, équipe ou groupe de clés, et de définir des réservations à durée limitée pour les essais routiers ou les rendez-vous de service. Cela permet de réduire les retards, d’éviter les conflits de clés et de garantir la disponibilité des véhicules à l’arrivée des clients. Les transferts directs de clés permettent au personnel de remettre des clés entre utilisateurs autorisés sans les restituer au système, tout en conservant une visibilité sur leur détention. Associé à la gestion mobile, cela offre aux responsables un contrôle en temps réel de l’accès aux clés sur l’ensemble du parc ou sur plusieurs sites.
KeyTracker propose un contrôle d’accès et un suivi fiables, mais plusieurs fonctionnalités orientées flux de travail, telles que l’accès par équipes et les réservations à durée limitée, ne sont pas prises en charge. Bien qu’il propose une gestion de l’accès mobile, les limites liées aux flux de travail peuvent amener les concessions à s’appuyer davantage sur une coordination manuelle lors des périodes de forte activité ou lors des transferts entre services.
La diversité des options d’authentification influence directement l’efficacité avec laquelle les équipes en concession accèdent aux clés et les gèrent.
Keycafe prend en charge plusieurs méthodes d’authentification, notamment les codes d’accès utilisateur, les identifiants NFC, les codes QR, les codes de réservation uniques, l’accès via application mobile et l’authentification à deux facteurs. Pour les installations avec un grand nombre de clés, l’application mobile facilite l’identification de la bonne clé avant de se rendre à l’armoire, ce qui réduit les déplacements inutiles et les approximations. Cet éventail d’options permet aux équipes de gérer l’accès pour le personnel, les clients et les utilisateurs temporaires tout en maintenant un niveau de sécurité élevé.
KeyTracker prend en charge les codes d’accès, les identifiants RFID et l’authentification biométrique dans certaines configurations, mais ne propose pas l’accès via application mobile, les codes QR, les codes de réservation ni l’authentification à deux facteurs. Cela peut limiter la flexibilité des concessions qui ont besoin de flux d’accès mobiles ou basés sur le temps.
Les deux systèmes utilisent un matériel de verrouillage électronique, mais leurs capacités diffèrent en matière de fiabilité, d’accès hors ligne et de contrôle à distance.
Keycafe est conçu pour garantir un accès ininterrompu aux clés sur plusieurs sites. Ses SmartBoxes stockent chaque clé dans un compartiment individuel verrouillé électroniquement, ce qui assure une clé par accès et réduit les risques de vol ou d’utilisation abusive par rapport aux armoires à porte transparente où toutes les clés sont visibles. Le matériel prend en charge un véritable mode de fonctionnement hors ligne, des codes d’accès hors ligne et une batterie de secours en cas de panne de courant, de sorte que l’accès ne dépend pas d’une connexion Internet active. L’enregistrement vidéo intégré renforce la responsabilité lors des échanges de clés, et la gestion centralisée dans le cloud permet aux équipes de surveiller et de gérer le matériel sur plusieurs sites à partir d’un tableau de bord unique.
KeyTracker propose un matériel électronique connecté au cloud avec des mises à jour logicielles automatiques, une conception modulaire, une batterie de secours et une gestion centralisée du matériel. Ses armoires sont conçues pour une utilisation sur site avec connexion active et dépendent d’Internet pour un fonctionnement normal. Le système ne prend pas en charge les compartiments verrouillés électroniquement par clé, le mode hors ligne, les codes d’accès hors ligne ni l’enregistrement vidéo intégré, ce qui peut limiter la visibilité et la continuité en cas de problèmes de connectivité ou de périodes de forte activité.
Keycafe prend en charge les flux de travail quotidiens des concessionnaires en réduisant la coordination manuelle et en maintenant l’accessibilité des véhicules à toute heure. L’accès en dehors des heures d’ouverture permet au personnel ou aux clients de récupérer et de restituer les clés 24 h/24 et 7 j/7, ce qui convient bien aux rendez-vous sans supervision ainsi qu’aux visites tôt le matin ou tard le soir. Les responsables peuvent utiliser la gestion mobile pour consulter la disponibilité des clés, gérer les réservations et ajuster les autorisations à distance. Les réservations par rendez-vous, la limitation du nombre de clés par utilisateur, la remise directe des clés et l’accès temporaire pour les clients ou les prestataires permettent aux équipes de faire circuler les véhicules entre les services de vente et d’après-vente sans retard.
KeyTracker prend en charge des flux de travail de base tels que la visibilité des clés en temps réel, l’accès basé sur les rôles par service et la gestion mobile pour les responsables. Bien que les responsables puissent consulter et gérer les clés à distance, les contrôles liés aux flux de travail sont plus limités. Le système ne prend pas en charge l’accès des clients en dehors des heures d’ouverture, les réservations par rendez-vous, l’accès temporaire pour les clients ni la limitation du nombre de clés par utilisateur, ce qui peut entraîner une coordination en personne plus importante pendant les périodes de forte activité.
Keycafe utilise un modèle de tarification transparent, basé sur un abonnement, conçu pour accompagner l’évolutivité des concessionnaires. Les principaux éléments liés à la tarification et à la structure des coûts sont les suivants :
KeyTracker propose des armoires électroniques de gestion des clés évolutives pour les environnements de concessionnaires, mais la tarification et la structure des coûts fonctionnent différemment :
Keycafe et KeyTracker répondent tous deux au besoin fondamental de suivi et de contrôle des clés en concession, mais ils sont conçus pour des besoins opérationnels différents.
KeyTracker propose des armoires électroniques de gestion des clés destinées principalement au contrôle des clés sur site et par localisation. Avec des autorisations d’accès de base, des journaux d’activité et un matériel évolutif, la solution convient aux concessionnaires qui privilégient un stockage structuré avec une personnalisation limitée des flux de travail.
Keycafe est conçu pour les concessionnaires qui ont besoin de rapidité, de flexibilité et de visibilité entre les départements et les sites. Son système de gestion des clés basé sur le cloud prend en charge la gestion mobile, l’accès basé sur le temps, les réservations par rendez-vous, la remise directe des clés, le fonctionnement hors ligne et le contrôle centralisé sur plusieurs sites. Une tarification transparente et un modèle par abonnement qui évolue sans augmentation des coûts récurrents facilitent la planification à long terme.
Pour les concessionnaires qui gèrent une forte rotation de véhicules, plusieurs départements, un accès en dehors des heures d’ouverture ou des opérations multi-sites, Keycafe offre un ensemble plus complet d’outils pour soutenir les flux de travail actuels. L’accent mis sur le contrôle en temps réel, la traçabilité et l’évolutivité prévisible en fait un choix adapté aux équipes qui souhaitent simplifier leurs opérations quotidiennes tout en conservant une supervision claire à mesure que l’activité se développe.
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Keycafe offre un suivi des clés en temps réel, avec des journaux par utilisateur, des retraits et retours horodatés, ainsi qu’un historique complet accessible depuis un tableau de bord cloud. Les responsables peuvent voir qui a accédé à une clé, quand elle a été retirée, combien de temps elle est restée hors du système et quand elle a été restituée, avec des alertes facultatives en cas de retard ou d’activité inhabituelle.
KeyTracker propose également un suivi par utilisateur et des journaux d’activité, mais son fonctionnement est davantage orienté vers l’accès aux armoires sur un site unique. Keycafe va plus loin en intégrant des autorisations basées sur le temps, des réservations et des transferts de clés, ce qui facilite la coordination entre services, équipes ou sites.
Keycafe est entièrement géré dans le cloud via un tableau de bord web et une application mobile. Les administrateurs peuvent attribuer ou révoquer des accès, ajuster les autorisations, consulter l’historique d’activité, configurer des alertes et gérer plusieurs sites à distance, sans présence physique sur place.
KeyTracker propose également une gestion à distance via des applications bureau et mobiles. La différence réside dans l’usage : les outils à distance de Keycafe sont conçus pour la supervision multisite, les accès programmés et les flux de travail en dehors des heures d’ouverture, tandis que la gestion à distance de KeyTracker se concentre principalement sur l’administration et le suivi des armoires de clés sur site.
Keycafe utilise un modèle tarifaire par abonnement, avec des prix publiés de manière transparente. Le logiciel est facturé par site de concession, ce qui permet d’augmenter la capacité de clés via du matériel supplémentaire sans hausse des frais logiciels mensuels. Cette approche facilite la planification budgétaire à long terme.
KeyTracker fonctionne généralement sur la base de devis personnalisés, en fonction de la configuration des armoires et de l’ampleur du déploiement. L’extension du système et les coûts futurs peuvent donc nécessiter de nouvelles estimations à mesure que les besoins évoluent.
Keycafe prend en charge le retrait et la restitution des clés en dehors des heures d’ouverture, les accès programmés, les réservations de clés pour les rendez-vous, les accès temporaires pour les clients ou prestataires, ainsi que les transferts contrôlés entre collaborateurs. Ces fonctionnalités réduisent la coordination manuelle et permettent des processus sans présence constante du personnel.
KeyTracker propose un accès basé sur les rôles et un suivi standard, mais ne dispose pas du même niveau de réservations, d’autorisations programmées ou de flux d’accès client hors horaires, ce qui peut nécessiter davantage d’intervention du personnel lors des périodes chargées.
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